代表電話代行

代表電話代行サービスの概要

代表電話の一次対応を代行し、業務効率と顧客対応品質を両立する窓口です。

企業の代表電話には、取引先からだけでなく、問い合わせや営業電話など、さまざまな受電が集中します。
特に営業時間外の対応が課題となる企業も多く、業務の妨げになるケースもあります。
そこで当社では、代表電話の一次対応を24時間365日体制で代行し、必要な情報を整理したうえで、適切な担当者へ引き継ぐ仕組みを提供しています。

対象となるのは、全国の中堅〜大手企業様で、業種を問わず幅広く対応しています。

対応内容の詳細

受電内容の種類

代表電話には、以下のような多様な受電があります：

• 担当者宛ての取引先からの連絡
• 一般のお客様からの問い合わせ
• 営業・勧誘などの不要な電話

まず、当社のコミュニケーターがすべての電話を一次対応します。
そして、必要に応じて担当部署へ転送したり、内容を記録して報告したりします。
さらに、不要な営業電話などは丁寧にお断りすることで、社内の負担を軽減します。

使用ツール・システム

お客様企業ごとにニーズが異なるため、それぞれのルールで対応マニュアルを整備します。
その上で、対応品質の均一化を図っています。

対応時間帯・体制

当社では、24時間365日対応が可能です。日中はもちろん、夜間・早朝・土日祝も含めて、常時2〜3名のコミュニケーターが待機しています。したがって、急な受電にも安定した体制で対応できます。

運用の工夫と成果

業務改善ポイント

受電内容を定期的に分析し、不要な電話の傾向を可視化しています。
その結果、お客様企業と連携して対応方針を見直すことで、業務効率の向上につながっています。

顧客満足度向上の取り組み

「誰が出ても安心できる対応」を目指し、コミュニケーターの研修を徹底しています。
さらに、対応品質のばらつきをなくすことで、企業イメージの向上にも貢献しています。

この窓口業務におすすめの企業

• 業種：あらゆる業種
• 規模：社員数50名以上の中堅〜大手企業
• 課題例：代表電話の対応に時間を取られている／営業時間外の受電に対応できていない／電話対応の品質にばらつきがある