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【効率化と安定化】BPOとしての受注窓口

2021/09/24

brown cardboard boxes on white metal rack

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最近では、働き方改革として生産性向上や業務効率化など労働環境の改善が求められ、各企業は様々な課題に対し、試行錯誤を繰り返しています。そこで今回は受注窓口のBPO化について、ご紹介します。

 

BPOとは・・・Business Process Outsourcingの略で企業の業務工程を一括して委託することを指します。具体的には、その業務工程に伴うノウハウ蓄積、人材育成や業務改善などを丸ごと委託することです。

統一性のなさに頭を悩ます受注窓口

注文は電話やFAX、またはWEB(EDIやEOSなど)からの様々な経路で注文が入ります。特にFAXでの注文は、得意先ごとに書式に統一性がなく、発注書とにらめっこをしながら正確に処理を進めなければならないという苦労話をよく耳にします。

取引先数が多ければ多いほど、覚える量が増えてしまうね。

覚える事が増えてしまうことで、退職に繋がったり、教育にもたくさんの時間を要しそう・・・。

また特別な対応が多いことでマニュアル化が困難、ベテランの知識に頼ってしまうという声もよく聴くね。

委託することのメリット

・業務の標準化が可能

→社内で均すことが難しかった業務や、特定担当者へ依存していた業務も、BPO化をキッカケとしてプロセス自体の見直しと、統一したオペレーションへ改善することができます。得意先ごとに自由だった発注書が規定フォーマットに均すキッカケにすることもできるため、業務の効率化を図ることができます。

 

・人員の安定化

→採用・教育・人員管理に対する自社リソースが不要となり、安定稼働・コスト削減に繋がります。

 

・BCP(事業継続計画)策定による信頼感向上

→天候による災害などが増えている中、別ロケーションを設けることで緊急時も業務を継続できる可能性が高くなります。自社のみが事業再開が遅れると、取引先や消費者にも迷惑をかける恐れがあり、BCPを策定しておくことで企業としての信頼性向上に繋がります。

委託することのデメリット

・ノウハウの蓄積が困難
→プロセス自体を委託するため、社内へのノウハウ蓄積ができなくなります。

 

・委託先の管理が必要となる
→現場が見えなくなるため、適切に業務が遂行されているどうかの確認や、プロセス上の問題有無に気が付き辛くなります。定期的に委託先との情報共有の場を設け、修正や改善を図ることが必要となります。

 

・委託開始までの事前準備
→新たに事業所を構えるのと同じく、システムや端末機器等の準備、マニュアル整備や研修に時間を要します。

受注窓口はお任せ下さい!

受注窓口のBPO化について、ご興味があれば、お気軽にお問合せ下さい。

受注入力業務だけではなく、一連の流れに伴う納品書の発送代行等も行っております。

他社導入事例等も含めてご紹介させて頂きます。

 

【お問い合わせ】

株式会社東京テレマーケティング

TEL: 0120-222-365

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